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GTD实践：用Google工作表简化事项管理

张剑涛 — Wed, 02 Jun 2010 06:05:21 +0000

我用GTD的工具主要经历：

先用Thinkingrock 完整熟悉GTD的流程，对于入门者强烈推荐。毕竟不全面了解GTD，就不存在简化使用的可能；
用RTM做收集和管理，虽然Thinkingrock很符合GTD规范，缺点是它是不是一个网络应用，对于已经生活在云端的我，还是希望能够用在线工具。在这个时期，试用了多个在线Todo工具，最后选择使用RTM。
用Google Tasks（工作表），虽然RTM比Google工作表强悍，在Google Tasks出现后，我很快就放弃了RTM。

在实际应用中，大部分人都根据自己的情况适当简化使用GTD的方法。我很看重简单、集中、随时、便捷这四点。

一、简单

在复杂深入了解GTD后，结合自己的情况，希望GTD的使用要简单化，太过复杂就失去了GTD的意义，所以从ThinkingRock到RTM，再到Google Tasks，就是需要在实际应用中操作更简单、功能更简单（够用就好）。Google Tasks就很简单，而且和Gmail是集成的，可以很方便将邮件转换为任务。很重要的一点是不需要另外安装插件的方式去和Gmail集成。

二、集中

GTD收件箱最好是一个，我不使用非电子化的收件箱，不论何种可转换为事项的东西都放在Googls工作表中。Google tasks支持多个list，刚好可结合GTD的处理方法建立工作表，如inBox、Actions、Nextaction、Maybe、Reference等。

最初我只使用一个list，但发现多个事项混在一起很难用，因为Google Tasks缺乏RTM那样的标签功能，无法设置多个过滤条件显示内容，只有通过建立多个工作表来解决。建立了inBox、Todo（Actions）、NextAction、Maybe、Reference、Trash五个表，这样看起来很符合GTD的规范了。

经过一段时间的应用，发现多个表直接进行切换也不好，特别是在inbox里面的项目逐个往不同表里面保存的时候，就多了点麻烦。索性合并inBox和Todo两个表，在Todo里面处理事项。而Trash很少使用，因为在Google工作表中，可以查看近期删除项目，Reference更是没用过。最后保留三个工作表：Todo、NextAction和Maybe。每天都去检查Todo和NextAciton，每周末和周一检查Maybe。

三、随时

随时随身是很重要的，对于事项的收集做不到随时记录的话，很容易遗忘，而且也做不到“清空”的目的。不在电脑旁时，我将所有资料都通过手机收集到Google工作表的Todo表中，待有时间集中处理。如果当时无法上网，我就记录在手机的日历中，因为日历和Google日历保持同步，最终还是能够在同一个界面看到新添事项。

四、便捷

操作的便捷性很重要，如果没有学习的心态，ThinkingRock一定无法坚持使用。Google日历和Google任务表集成在一个界面，对事项的处理非常方便：收集将事项集中在Google工作表中，通过GTD处理方式将其放置到Google日历、或者根据性质放到另外的表中、或者直接发送邮件委派其他人等，操作起来很便捷，而不是在各种系统中转来转去。

有利用邮件来做GTD应用的达人也许会觉得我这种方法还是有Google工作表、Google日历和Gmail三个工具，比他们单用邮件复杂，姑且不去争论吧，选择自己最合适的方法才最重要。

开心网产品设计的“秘密”：GTD

张剑涛 — Tue, 04 Aug 2009 07:01:23 +0000

今天看了GTD Life上的一篇文章《开心网对时间管理来说是个灾难 3 开心网的设计核心来自于GTD的方法》，我想，开心网的产品人员未必真利用GTD来设计产品，但设计出来的产品却非常符合GTD思想。

这也是一个启示，好的思想是可以贯通在很多事情上的，在产品设计时的确可以借鉴GTD的思想。

活用GTD：清空收件箱

张剑涛 — Thu, 30 Apr 2009 15:16:00 +0000

在使用GTD管理时间的实践中，清空收件箱和两分钟原则是快速提高我处理工作最重要的两个收获。本次先讲下我使用清空收件箱的体会。

在GTD方法中，stuff的收集是GTD的基础，而清空收件箱则是决定着时间管理水平和质量的关键步骤。清空是处理过程，也是处理的结果。清空本身是一个将收集到的所有带完成事项进行逐个处理安排的过程，收件箱里面的所有事项，经过马上处理（两分钟原则）、下一步行动等处理后，收件箱就变成空的了。这时才能做到“心如止水”，因为你已经对自己所有待办事项做了安排。

我的收件箱是基于Google Task和Gmail，这是近期刚换的组合，此前一直使用RTM来做收件箱，但在Google Chrome浏览器无法像Firefox那样安装RTM插件，刚好Google在Gmail推出了Task功能，两者结合的很好，就逐渐将RTM转到了Google Task里面。Gmail和Task都有手机版，我可以随时将待办事项放入到收件箱里面。

“清空”Task里面的事项

Task本身是一个Todo list，无法真正的清空，这里的清空是指将未安排时间或者未完成的事项进行安排和拆解的过程。这个过程可以根据自己的情况按照GTD方法来逐个处理，我不太喜欢设定太多的场景，而且Google Task也不支持标签等，不太方便场景的设定，如果实在需要，就在事项后加@phone，@home等。另外，对于已经完成的任务每次清空时及时清除出去。

“清空”Gmail的未读邮件

你是否每天下班后，收件箱里面还有未读邮件？是否经日积月累，收件箱里面有数百甚至上千封未读邮件？我是有这样的经历，每天看着加粗显示的未读邮件数就是一种不可摆脱的压力。而现在，我工作时间，每小时都会进行“清空”处理。

我是将Gmail当作Outlook来用，所以邮件处理都是在Gmail里面进行的。处理的过程很简单，我将邮件分为：马上处理、列为任务两种。

马上处理：是GTD两分钟原则的灵活应用，需要马上处理的邮件有以下类型

删除：垃圾邮件不用说直接删除、广告邮件等如果是自己订阅的，当时有时间看就阅读，没时间就马上删除
阅读存档：浏览完一封邮件的时间一般不会超过两分钟，所以邮件马上大致浏览下，非任务性质的邮件，当时就看完然后存档
马上回复：这类邮件是需要给发件人进行回复，或者需要委派别人处理的，或者是需要电话协商等，处理完的时间一般也是2分钟左右，就马上处理，不需要在列为任务

列为任务：对于需要后续处理的邮件，直接使用Gmail的Star和加入为Task两个功能来结合使用，放入到收件箱里面。

收件箱经过如此清空，没有了一大堆不知道如何安排的“待办事项”和上百封未读邮件的压力，必然会感觉轻松，时刻保持一种掌控时间的自如感觉，成为时间的主人，而不是时间的奴隶。（作者张剑涛）

GTD实践之:RememberTheMilk

张剑涛 — Wed, 01 Apr 2009 13:59:00 +0000

我对GTD的使用，还是入门级的水平，半年多来通过实施GTD的一些理念，感觉受益匪浅，虽然还未能达到“心如止水”的完美境界，工作效率的提升和压力感的下降是非常明显的。比如“2分钟原则”和随时收集和清空收件箱的实践，使以前没多久就会有堆积如山的未处理email，现在每天都能够轻松处理。要轻松有效实施GTD，借助Web软件，是最好的方式。下面介绍我用RememberTheMilk（简称RTM）来实践GTD收集Stuff，并进行Todolist管理的经验。

RTM简介

RememberTheMilk（官方介绍）是一个颇受好评、非常好用的任务管理软件，在我用过的Todolist软件里面，用户体验做的最好。对于经常使用Gmail的用户，借助其Firefox上的Gmail插件，能够更快速方便地管理自己的任务。

推荐大家使用的原因是：

功能做的简单易用，虽然不是为GTD设计的，但GTD用户很容易就能学习和掌握比较符合GTD原则的用法
支持Web和WAP版，可以随时收集添加stuff
可以通过Email、IM、SMS等方式进行提醒，比较遗憾，SMS方式不支持中国的用户（我使用Google日历来实现SMS通知）
使用Tag功能可以实现场景、项目等GTD方式管理
和Google等结合紧密，使用Google业务的用户会得到更方便的使用体验
可以在Gmail直接添加、管理任务

我的用法：RTM+Gmail

我是将Gmail做为收发邮件的客户端取代了以前常用的Outlook和Foxmail，所以用了RTM针对Gmail的插件后，更加坚定的使用了这个应用。用这个组合，就需要使用Firefox浏览器。

我使用RTM的重点是收集Stuff、时间分配、和Gmail结合直接将邮件转为任务等。

用Firefox Gmail插件管理收集Stuff

1、直接添加任务：输入任务名称，回车：

2、在Gmail中，点击Star或设置其他标签直接将Email标题创建为任务。

3、编辑任务，直接鼠标移到任务名称，就会显示出任务详情，直接点击内容即可进行编辑。

使用Smart List 和Tag进行场景管理

因为RTM并不是按照GTD理论进行的开发，所以要使用Smart List和Tag进行项目、场景等管理，首先将任务关键词、场景、任务执行人等以Tag方式添加到任务中去，然后通过关键字建立Smart List

其他

RTM提供了很多和其他软件集成的功能，大部分使用互联网管理自己日程表的朋友，都可以找到和自己常用的日历软件的结合方式。

GTD入门必用软件:Thinkingrock

张剑涛 — Sat, 28 Feb 2009 15:34:09 +0000

GTD理论简单易懂，也很程式化，任务管理的流程很容易掌握。但在初学的时候，就会出现看起来很明白，可不知道如何根据要求处理任务。我快速理解和掌握GTD，是源于使用Thinkingrock，所以也推荐给朋友们试用下。

我使用Thinkingrock的体会如下：

1、用起来比我最初学GTD时有些Blog推荐的收费软件都容易上手。程序启动后，默认就是一个流程图，点击相应图标就可以进入相应功能。第一次使用，先创建Thinkingrock数据文件，保持你的GTD信息，然后定义情景模式后，即可开始进行你所有可能要做的事情。

2、严格遵守GTD的流程，拿几件事从Stuff收集、分解处理到、执行到回顾做上两遍就可以大致理解GTD的流程。

3、虽然不是一个Web软件，但其数据文件可以拷贝到任何电脑上运行，我就是将文件存在U盘上，在公司和电脑上都可以使用。

作为一个免费软件，不足之处也是有的：

1、因为是Java软件，需要安装Java才能运行，2.01版本还需要最新Java 1.6支持，大部分电脑都需要下载安装Java后才能运行；

2、英文软件，还是会给有些英文不太好的朋友形成一定的障碍；

3、因为严格遵守GTD流程，如果对GTD已经能够运用，就显得不灵活了，毕竟GTD是一种方法，需要根据自己的实际需要进行设置。

Thinkingrock软件已经有一些中文教程，大家点击这里搜索一下，如果有问题，也可以直接和我联系。

Thinkingrock软件下载：http://www.trgtd.com.au/index.php

Java SDK安装：http://java.com

GTD：我最喜欢的时间管理方法

张剑涛 — Fri, 23 Jan 2009 06:41:19 +0000

一点说明

2008年，在时间管理方面我最大的收获是认真学习和使用GTD方法，在2007年我就大概了解过GTD，但没有深入去了解，2008年因为产品开发中人力资源严重不足，时间管理的混乱变成我最头疼的问题，变开始认真试用GTD方法，觉得是目前最适合我的时间管理方法。因为我仍在不断学习和提高过程中，所以没有系统的教程，而是以切身的体会为主，建议大家先了解下GTD，然后看我的方法是否适合自己。

什么是GTD

GTD是Getting Things Done（完成每件事情）的缩写，创始人为David Allen，通过收集-整理-组织-回顾-执行等五个步骤来管理自己的时间。个人认为其核心要点是：

搜集：搜集步骤的核心是“清空”，将计划或想法从大脑中全部清理出来，不论事情是否有具体的时间、人员、地点等，都先从收集处理，写到日历本或电子的Todo list里面。心里总装着事情肯定无法放轻松，而通过释放大脑里这些事务“影子”，才能做到心如止水般平静。大部分时间管理专家很忽略了这个步骤。
整理和组织：整理和组织其实应该算是一个步骤，因为在整理清单的同时，就要将事情安排好，否则还需要再次组织时间，反倒浪费时间，这两个步骤我没有完全严格按照GTD的步骤去做。这两个过程就是将搜集的清单进行具体安排的过程，处理的方法有马上去做（Action）、可以进行执行分解（Next Action）、延期或另行安排(Someday/Maybe)等。
执行：GTD的执行和很多时间管理专家不同的地方在于，并不是优先级第一，而是有一个两分钟原则：一件事情在2分钟可以完成，那么就马上去做，不要等你所谓最高优先级的事情完成再说。这也是我最大的转变，比如Email的处理，如果可以2分钟内完成回复的，就立即回复。
回顾：这是检验时间安排的必须步骤，GTD有回顾的方法，而我还没有很好的去执行这一步:oops: 。

让GTD适合自己

我以前读的时间管理书籍和方法没有很好的去实施，其主要原因是这些理论看起来很严密、完整，原则都是正确的，但很难去执行。而GTD的灵活性让我可以逐步去学习和执行，而不必要将《Getting Things Done》这本书全部读完才能开始。这本专著我只是读了前四章而已，更多的知识是从网络上来的，我并不是想成为GTD专家，所以出发点是：实用。所以大家只要简单了解下GTD就可以开始，并且不一定完全按照GTD步骤来做，当然，如果能完整按这个步骤可能使时间管理更高效，但过于遵守这个步骤有可能反倒成为负担，我就有这个感觉。

怎么来实施GTD

GTD只是一个方法，所以不论采用GTD专用的纸质笔记、采用软件，或者在线的GTD工具，都能够非常简便的开始。

如果想严格按照GTD的理论来学习，推荐下载Thinkingrock，这是一款免费的软件，只要安装了java SDK，就可以使用。最新2.01版下载：http://www.trgtd.com.au/
如果想更加灵活的应用，推荐使用Web的Todolist或专门的GTD网站，我个人使用的是RTM+Google Calender。
如果想用纸张，看看这个地址：http://www.mifengtd.cn/articles/gtd-moleskine-hack-mifengtd.html

推荐GTD网站

目前网上专门的GTD网站有很多，而且质量很高的也不少，首先要推荐的是褐墨，我的入门知识有不少是从这个网站上读到的。

下期预告：GTD软件体会：ThinkingRock

转：如何判断自己是否是GTD的奴隶

张剑涛 — Fri, 07 Mar 2008 10:25:58 +0000

从 GTD Life 作者：DavidZou

判断自己是否是GTD的奴隶1.频繁check Inbox：每天很频繁的检查自己的Inbox，不忙的人希望享受处理Stuff的快感，忙碌的人希望自己的Inbox永远是空的。(这就是奇怪的人类)即使email客户端设置了“每隔半小时收/发一次邮件”，但还是不由自主的要去点“收/发”按钮。

2.不断以GTD的名义购买智能手机：自从接触了GTD之后就再想把自己的手机扔掉，换成Palm Treo 650，Palm Centro ，Apple iPhone，黑莓 8110 ，黑莓 8300 ，多普达 P3470，多普达 D805 总之能装的软件越多越好，Win平台，塞班平台，Palm OS都得试试，如果是全键盘，就更完美了。呵呵～

3.疯狂的试用软件：只要是网上推荐的软件全部都拿来试一遍，看看自己是否用着顺手，thinkingrock，rememberthemilk，30Boxes，忙吧，MonkeyGTD等等等等，到头来机器里装满了GTD的工具，而并没有建立起一套自己的GTD系统，就像是一个厨师备齐了道具，但却不会做菜，这是GTD得大忌。

4.享受GTD的过程而不去真正的执行：怀着激动而又紧张的心情“收集-处理-组织”但就是忘了最后一步：立即去做，我在一开始的时候也是这样，觉得GTD是解决低效率的灵丹妙药，只要按照GTD的步骤去做，就能够提高产出，但是，再优秀的系统也只是辅助的工具，走出决定性一步的，还是我们自己。不去执行的GTD就像是在草稿纸上写满了正确答案但是却没有誊到试卷上一样，只能是0分。

5.除了写在日程表上的事情一概不做：我们常说日程表是神圣的，对于写在日程表上的事项我们都应该认真对待，但有一点，不要把日程表当作借口。

6.订阅超过10个以上关于GTD的RSS：必须坦白的是，我订阅了超过20个关于GTD的RSS，但是目前我还没有沦为GTD的奴隶，我在你是否已经是GTD的奴隶已经向大家解释过。老外有非常好的方法论，动则“ten tips。。。。”“how to。。。。”看完之后觉得很有道理，但是执行起来却困难重重，有些是因为地域的区别，有些事因为这些“ten tips”“how to”他们并没有实践过，是从脑子里想出来的东西，所以GTDLife一直都非常提倡交流彼此经验，达到共同提高的目的。

7.被GTD，ZTD，FTF搞得晕头转向：完全没有必要，其实这些都是从处理日常事务的一些经验提炼出来的标准模板，我是这样理解的：GTDLife根据自己的经验，我比较喜欢哪一套模板，然后就去实践它，然后去修改，使他个性化～举个简单的例子，就像练习瑜伽，你可以选择哈塔瑜伽、智瑜伽、昆达利尼瑜伽，其实他们都是大师的“个性化”产品，你需要做的是“1.选择并继承。2.运用并修改”

8.晚上做梦被日程表追杀：GTD本来是要帮助你减压的，但是在你的身上却适得其反，这时候需要考虑：1.是否你执行GTD还不够彻底？2.是否你不适合GTD？3.是否需要一个更好的方法？

你那里还有什么“GTD焦虑症”的典型症状？

读后：

我现在还没有成为奴隶，因为还没有特别入门。但找GTD软件倒是试了Thinkingrock等，觉得Thinkingrock最好用。

本周做了第一次GTD Weekly Review

张剑涛 — Mon, 21 Jan 2008 07:55:59 +0000

本周第一次做了GTD Weekly Review，是直接在Thinking Rock软件里面检查上周已经放入shedule的计划，然后检查其他Do ASAP等内容，因为上周80%的时间主要事项安排是凤凰移动台的产品策划定义，所以回顾只时间用了半小时。

现在对GTD还没有入门，边学边用，已经感受到GTD的魅力了！继续坚持学习和使用！

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