• 先用Thinkingrock 完整熟悉GTD的流程，对于入门者强烈推荐。毕竟不全面了解GTD，就不存在简化使用的可能；
• 用RTM做收集和管理，虽然Thinkingrock很符合GTD规范，缺点是它是不是一个网络应用，对于已经生活在云端的我，还是希望能够用在线工具。在这个时期，试用了多个在线Todo工具，最后选择使用RTM。
• 用Google Tasks（工作表），虽然RTM比Google工作表强悍，在Google Tasks出现后，我很快就放弃了RTM。

在实际应用中，大部分人都根据自己的情况适当简化使用GTD的方法。我很看重简单、集中、随时、便捷这四点。

一、简单

在复杂深入了解GTD后，结合自己的情况，希望GTD的使用要简单化，太过复杂就失去了GTD的意义，所以从ThinkingRock到RTM，再到Google Tasks，就是需要在实际应用中操作更简单、功能更简单（够用就好）。Google Tasks就很简单，而且和Gmail是集成的，可以很方便将邮件转换为任务。很重要的一点是不需要另外安装插件的方式去和Gmail集成。

二、集中

GTD收件箱最好是一个，我不使用非电子化的收件箱，不论何种可转换为事项的东西都放在Googls工作表中。Google tasks支持多个list，刚好可结合GTD的处理方法建立工作表，如inBox、Actions、Nextaction、Maybe、Reference等。

最初我只使用一个list，但发现多个事项混在一起很难用，因为Google Tasks缺乏RTM那样的标签功能，无法设置多个过滤条件显示内容，只有通过建立多个工作表来解决。建立了inBox、Todo（Actions）、NextAction、Maybe、Reference、Trash五个表，这样看起来很符合GTD的规范了。

经过一段时间的应用，发现多个表直接进行切换也不好，特别是在inbox里面的项目逐个往不同表里面保存的时候，就多了点麻烦。索性合并inBox和Todo两个表，在Todo里面处理事项。而Trash很少使用，因为在Google工作表中，可以查看近期删除项目，Reference更是没用过。最后保留三个工作表：Todo、NextAction和Maybe。每天都去检查Todo和NextAciton，每周末和周一检查Maybe。

三、随时

随时随身是很重要的，对于事项的收集做不到随时记录的话，很容易遗忘，而且也做不到“清空”的目的。不在电脑旁时，我将所有资料都通过手机收集到Google工作表的Todo表中，待有时间集中处理。如果当时无法上网，我就记录在手机的日历中，因为日历和Google日历保持同步，最终还是能够在同一个界面看到新添事项。

四、便捷

操作的便捷性很重要，如果没有学习的心态，ThinkingRock一定无法坚持使用。Google日历和Google任务表集成在一个界面，对事项的处理非常方便：收集将事项集中在Google工作表中，通过GTD处理方式将其放置到Google日历、或者根据性质放到另外的表中、或者直接发送邮件委派其他人等，操作起来很便捷，而不是在各种系统中转来转去。

有利用邮件来做GTD应用的达人也许会觉得我这种方法还是有Google工作表、Google日历和Gmail三个工具，比他们单用邮件复杂，姑且不去争论吧，选择自己最合适的方法才最重要。

在GTD方法中，stuff的收集是GTD的基础，而清空收件箱则是决定着时间管理水平和质量的关键步骤。清空是处理过程，也是处理的结果。清空本身是一个将收集到的所有带完成事项进行逐个处理安排的过程，收件箱里面的所有事项，经过马上处理（两分钟原则）、下一步行动等处理后，收件箱就变成空的了。这时才能做到“心如止水”，因为你已经对自己所有待办事项做了安排。

我的收件箱是基于Google Task和Gmail，这是近期刚换的组合，此前一直使用RTM来做收件箱，但在Google Chrome浏览器无法像Firefox那样安装RTM插件，刚好Google在Gmail推出了Task功能，两者结合的很好，就逐渐将RTM转到了Google Task里面。Gmail和Task都有手机版，我可以随时将待办事项放入到收件箱里面。

“清空”Task里面的事项

Task本身是一个Todo list，无法真正的清空，这里的清空是指将未安排时间或者未完成的事项进行安排和拆解的过程。这个过程可以根据自己的情况按照GTD方法来逐个处理，我不太喜欢设定太多的场景，而且Google Task也不支持标签等，不太方便场景的设定，如果实在需要，就在事项后加@phone，@home等。另外，对于已经完成的任务每次清空时及时清除出去。

“清空”Gmail的未读邮件

你是否每天下班后，收件箱里面还有未读邮件？是否经日积月累，收件箱里面有数百甚至上千封未读邮件？我是有这样的经历，每天看着加粗显示的未读邮件数就是一种不可摆脱的压力。而现在，我工作时间，每小时都会进行“清空”处理。

我是将Gmail当作Outlook来用，所以邮件处理都是在Gmail里面进行的。处理的过程很简单，我将邮件分为：马上处理、列为任务两种。

马上处理：是GTD两分钟原则的灵活应用，需要马上处理的邮件有以下类型

• 删除：垃圾邮件不用说直接删除、广告邮件等如果是自己订阅的，当时有时间看就阅读，没时间就马上删除
• 阅读存档：浏览完一封邮件的时间一般不会超过两分钟，所以邮件马上大致浏览下，非任务性质的邮件，当时就看完然后存档
• 马上回复：这类邮件是需要给发件人进行回复，或者需要委派别人处理的，或者是需要电话协商等，处理完的时间一般也是2分钟左右，就马上处理，不需要在列为任务

列为任务：对于需要后续处理的邮件，直接使用Gmail的Star和加入为Task两个功能来结合使用，放入到收件箱里面。

收件箱经过如此清空，没有了一大堆不知道如何安排的“待办事项”和上百封未读邮件的压力，必然会感觉轻松，时刻保持一种掌控时间的自如感觉，成为时间的主人，而不是时间的奴隶。（作者 张剑涛）

我对GTD的使用，还是入门级的水平，半年多来通过实施GTD的一些理念，感觉受益匪浅，虽然还未能达到“心如止水”的完美境界，工作效率的提升和压力感的下降是非常明显的。比如“2分钟原则”和随时收集和清空收件箱的实践，使以前没多久就会有堆积如山的未处理email，现在每天都能够轻松处理。要轻松有效实施GTD，借助Web软件，是最好的方式。下面介绍我用RememberTheMilk（简称RTM）来实践GTD收集Stuff，并进行Todolist管理的经验。

RTM简介

RememberTheMilk（官方介绍）是一个颇受好评、非常好用的任务管理软件，在我用过的Todolist软件里面，用户体验做的最好。对于经常使用Gmail的用户，借助其Firefox上的Gmail插件，能够更快速方便地管理自己的任务。

推荐大家使用的原因是：

• 功能做的简单易用，虽然不是为GTD设计的，但GTD用户很容易就能学习和掌握比较符合GTD原则的用法
• 支持Web和WAP版，可以随时收集添加stuff
• 可以通过Email、IM、SMS等方式进行提醒，比较遗憾，SMS方式不支持中国的用户（我使用Google日历来实现SMS通知）
• 使用Tag功能可以实现场景、项目等GTD方式管理
• 和Google等结合紧密，使用Google业务的用户会得到更方便的使用体验
• 可以在Gmail直接添加、管理任务

我的用法：RTM+Gmail

我是将Gmail做为收发邮件的客户端取代了以前常用的Outlook和Foxmail，所以用了RTM针对Gmail的插件后，更加坚定的使用了这个应用。用这个组合，就需要使用Firefox浏览器。

我使用RTM的重点是收集Stuff、时间分配、和Gmail结合直接将邮件转为任务等。

用Firefox Gmail插件管理收集Stuff

1、直接添加任务：输入任务名称，回车：

2、在Gmail中，点击Star或设置其他标签直接将Email标题创建为任务。

3、编辑任务，直接鼠标移到任务名称，就会显示出任务详情，直接点击内容即可进行编辑。

使用Smart List 和Tag进行场景管理

因为RTM并不是按照GTD理论进行的开发，所以要使用Smart List和Tag进行项目、场景等管理，首先将任务关键词、场景、任务执行人等以Tag方式添加到任务中去，然后通过关键字建立Smart List

其他

RTM提供了很多和其他软件集成的功能，大部分使用互联网管理自己日程表的朋友，都可以找到和自己常用的日历软件的结合方式。

Web版：https://mail.google.com/tasks/ig

Mobile版：https://mail.google.com/tasks/m

Gmail Moible版： https://m.gmail.com/

另外，抽空再研究下Google Sync如何在Q8上使用，可同步日历等。

下面是我对Calender Gadget的需求：

1. 能够直接将Gmail中需要继续处理的Email通过点击Star或特定的标签添加到日历中来。
2. 可以做些任务管理的工作，比如为任务添加一个标签以进行分类等
3. 添加任务和修改任务直接在此Gadget里面即可完成。

如果能实现这些，我想就可以放弃RTM了。