GTD实践：用Google工作表简化事项管理

我用GTD的工具主要经历：

• 先用Thinkingrock 完整熟悉GTD的流程，对于入门者强烈推荐。毕竟不全面了解GTD，就不存在简化使用的可能；
• 用RTM做收集和管理，虽然Thinkingrock很符合GTD规范，缺点是它是不是一个网络应用，对于已经生活在云端的我，还是希望能够用在线工具。在这个时期，试用了多个在线Todo工具，最后选择使用RTM。
• 用Google Tasks（工作表），虽然RTM比Google工作表强悍，在Google Tasks出现后，我很快就放弃了RTM。

在实际应用中，大部分人都根据自己的情况适当简化使用GTD的方法。我很看重简单、集中、随时、便捷这四点。

一、简单

在复杂深入了解GTD后，结合自己的情况，希望GTD的使用要简单化，太过复杂就失去了GTD的意义，所以从ThinkingRock到RTM，再到Google Tasks，就是需要在实际应用中操作更简单、功能更简单（够用就好）。Google Tasks就很简单，而且和Gmail是集成的，可以很方便将邮件转换为任务。很重要的一点是不需要另外安装插件的方式去和Gmail集成。

二、集中

GTD收件箱最好是一个，我不使用非电子化的收件箱，不论何种可转换为事项的东西都放在Googls工作表中。Google tasks支持多个list，刚好可结合GTD的处理方法建立工作表，如inBox、Actions、Nextaction、Maybe、Reference等。

最初我只使用一个list，但发现多个事项混在一起很难用，因为Google Tasks缺乏RTM那样的标签功能，无法设置多个过滤条件显示内容，只有通过建立多个工作表来解决。建立了inBox、Todo（Actions）、NextAction、Maybe、Reference、Trash五个表，这样看起来很符合GTD的规范了。

经过一段时间的应用，发现多个表直接进行切换也不好，特别是在inbox里面的项目逐个往不同表里面保存的时候，就多了点麻烦。索性合并inBox和Todo两个表，在Todo里面处理事项。而Trash很少使用，因为在Google工作表中，可以查看近期删除项目，Reference更是没用过。最后保留三个工作表：Todo、NextAction和Maybe。每天都去检查Todo和NextAciton，每周末和周一检查Maybe。

三、随时

随时随身是很重要的，对于事项的收集做不到随时记录的话，很容易遗忘，而且也做不到“清空”的目的。不在电脑旁时，我将所有资料都通过手机收集到Google工作表的Todo表中，待有时间集中处理。如果当时无法上网，我就记录在手机的日历中，因为日历和Google日历保持同步，最终还是能够在同一个界面看到新添事项。

四、便捷

操作的便捷性很重要，如果没有学习的心态，ThinkingRock一定无法坚持使用。Google日历和Google任务表集成在一个界面，对事项的处理非常方便：收集将事项集中在Google工作表中，通过GTD处理方式将其放置到Google日历、或者根据性质放到另外的表中、或者直接发送邮件委派其他人等，操作起来很便捷，而不是在各种系统中转来转去。

有利用邮件来做GTD应用的达人也许会觉得我这种方法还是有Google工作表、Google日历和Gmail三个工具，比他们单用邮件复杂，姑且不去争论吧，选择自己最合适的方法才最重要。